会社設立時の電子定款を作るには - 会社設立前に知っておきたい!電子定款

会社設立前に知っておきたい!電子定款

会社設立時の電子定款を作るには

会社設立において定款を作成する必要があります。
定款とは会社を組織として運営しておく規則や基本事項で、運用を粉うために必要なものとなっています。
事業の目的や商号、本店の所在地、資本金など必ず掲載しなくてはならない絶対的記載事項のほかに、記載は義務付けられていないが記載しておかないと効力が認められないため、記載しておいたほうが良い事項である相対的事項があります。
そのほかにも決めておいたほうがよい事項があれば任意的記載事項として記載することができます。
定款は変更することもできますが、株主総会で特別決議を行う必要があるので、最初に設定する時は十分考えてきめておくのがよいでしょう。
また定款は紙だけでなく、PDFファイルによる電子定款で定款申請をすることができます。
印紙税法からすると電子定款は文書扱いとみなされないため、収入印紙4万円が不要になります。

定款とは会社の業務執行や目的、組織の基本規則を記したものです。
定款には法的効力が大きく異なる内容も含まれ、会社設立時には作成し認証されなければなりません。
以前は書面による定款のみでしたが、PDF化された電子定款が認められるようになり、印紙代が不要になり、経費節約になります。
電子定款を利用する手順について説明します。

電子定款を認証するには

まず、電子定款に変換する前に、事前に公証役場や法務局で確認してもらう必要があります。
確認してもらうには事前に電話でお願いしておくか、直接行けない場合は、FAXなどでも依頼できます。
確認ができたら、Word等で作成したデータをPDFデータへ変換します。
署名挿入機能が付いたPDFに変換するにはソフトが必要になり、無料でソフトを手に入れることは出来ず、ソフトを購入する必要があります。
住基カード、電子証明書、ICカードリーダライタも必要なので、準備してから取りかかると良いでしょう。
住基カードを持っていない場合、一から作らなければいけませんが、住民基本台帳カードの新規発行はマイナンバー制度の影響により、行われていないようなので個人番号カードを作る必要があります。

ソフトやカードリーダライタなどの機器を購入すると、印紙代相当に値することもあり、機器をもともと持っている場合は電子定款を利用したほうが良いと思います。

電子定款の認証のみを行政書士に依頼することもできます。
この場合、機器等を自分で用意する必要がなく、行政書士の報酬分の負担で定款の認証が行えます。
報酬金額は、印紙代4万円より安い金額ですが、バラつきがあり、平均値として2~3万円の間といったこところです。
機器がある場合は、自分でする方が経費節約になりますが、機器などの購入が必要な場合は専門家の行政書士にお願いするといいと思います。
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電子定款認証後の書類について

実際に電子定款を認証してもらう場合には公証役場で作成したフロッピーデスクやCD-Rなどのメディアとあわせて定款の謄本2通が必要です。
提出できるメディアはフロッピーデスクもしくはCD-R、CD-ROMで、謄本とは定款のコピーのことで作成したものを印刷したもののことをいいます。

登記申請の際は謄本のうち1通を提出し、提出しなかった謄本は会社で保管するものとなります。
フロッピーデスクやCDRはAdobe Readerで開けるPDFファイルになっています。
開くと電子署名付きの定款を再印刷することができるので、コピーを取ることなく使えるのが便利です。
電子定款で書類を作成すると定款の現物はメディアに記憶していあるものとなりますので、大切に保安するようにしましょう。

会社設立で電子定款を利用したほうがいい人とは?

電子定款は印紙代の4万円が節約できるメリットがありますが、専用の機器やソフトが必要で、それらを持っていない人にとっては自分で行うのにはあまりメリット無いといえます。
そのため、自分で定款を作成して費用を節約したい、と考えている人はやはり紙での定款が便利です。
自分で作った定款の電子化のみを行ってくれるところもありますが、費用の幅があるので、吟味する必要があります。

定款の作成には相談にのってくれる税理士や行政書士、設立代行業者とパートナー関係を結ぶことがほとんどだと思います。
このような専門家は会社設立に慣れているため、電子定款に必要な機器をもっているところも多くあります。
設立の相談と定款の電子化をお願いすれば費用自体はお買い得になることも多く、メリットが大きいといえます。
定款の作成意外に会社設立には多くの手続きが必要なので、結果的に自分で一人で行って時間や労力をかけるのならば、専門家にお願いして短時間で手続きをすませ、最小限の労力で会社設立の準備をしたほうが生産性が高いです。

電子定款と専門家をうまく活用して会社設立を軌道に乗せるのがよいでしょう。
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